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Praxistipps

Gut geplant ist schon gelungen

Klassenfahrten rechtssicher vorbereiten und finanzieren

mho / Deutsches Jugendherbergswerk

Wohin soll‘s gehen? Bei der Planung einer Klassenfahrt ist diese Frage wohl am einfachsten zu beantworten. Ungleich komplexer sind die rechtlichen, versicherungstechnischen und finanziellen Aspekte

Mit guter Organisation Ihrer Klassenreise vermeiden Sie Verzögerungen, Termindruck oder schlimmstenfalls Ärger. Sind alle Formalien mit allen abgestimmt? Steht die Finanzierung? Das Deutsche Jugendherbergswerk hat eine Checkliste und Hinweise zur Kostendeckung zusammengestellt

Mindestens 12 Monate: So viel Zeit sollten Sie für die Vorbereitung einer Klassenfahrt einplanen. Bevor es damit losgeht, sollten Sie sich erst einmal mit den Richtlinien Ihres Bundeslandes auseinandersetzen. Diese legen fest, dass solche Reisen – so heißt es beispielsweise in Nordrhein-Westfalen – nicht nur „einen deutlichen Bezug zum Unterricht haben, programmatisch aus dem Schulleben erwachsen und im Unterricht vor- und nachbereitet werden“ müssen. Auch Formales gilt es einzuhalten. So schreibt jedes Bundesland individuell vor, wie die Anträge aussehen müssen, wie viele pädagogische Begleiter mitreisen sollen, wie häufig Klassenfahrten stattfinden können, wer daran teilnehmen darf – und natürlich auch, wie hoch die Kostensätze liegen.

Jedes der 16 Bundesländer hat für alles seine eigenen Richtlinien – fragen Sie bei Ihrer Landesschulbehörde oder beim Kultusministerium danach. Auch der DJH stellt alle 16 Grundsätze auf seiner Website zum Download bereit, übernimmt allerdings keine Gewähr auf Tagesaktualität.

Haben Sie sich durch dieses Regelwerk gekämpft, können Sie die Planung endlich beginnen. Es hat sich bewährt, nach folgendem Fahrplan vorzugehen.

12 Monate vor Fahrtbeginn

  • Elternabend zur allgemeinen Information und zur Festlegung möglicher Ziele
  • Vorbesprechung mit der Klasse, Kostenvoranschlag bei Bus/Bahn einholen
  • Kalkulation vorbereiten – Geldquellen ausfindig machen: Schulfest, Basare, Zwecksparen zum Ausgleich von Finanzierungslücken …
  • Klassenfahrt bei der Schulleitung genehmigen lassen
  • Prüfen, ob eine körperschaftliche Mitgliedschaft der Schule beim Deutschen Jugendherbergswerk besteht
  • Ggf. mit Jugendherbergsverband (Hotline 05231 7401-0) Kontakt aufnehmen
  • Verbindliche Buchung in der gewünschten Jugendherberge

10 Monate vor Fahrtbeginn

  • Antrag auf Zuschuss bei der Gemeinde/ beim Förderverein
  • Evtl. Besuch beim Jugend-/Sozialamt

9 Monate vor Fahrtbeginn

  • Suche nach Begleitpersonen
  • Schulfest, Basar u. a. „Fund-Raising“-Maßnahmen realisieren
  • Transportmittel buchen

6 Monate vor Fahrtbeginn

  • Kontakt zum Fremdenverkehrsbüro des Zielortes aufnehmen
  • Freizeitgestaltung vorbereiten
  • Prüfen, ob persönliche Dokumente aller Schüler und die eigenen gültig sind
  • Besichtigungstermine u. Ä. klären

3 Monate vor Fahrtbeginn

  • Prüfen, ob Zuschüsse genehmigt worden sind
  • Namenslisten der teilnehmenden Schülerinnen und Schüler erstellen

2 Monate vor Fahrtbeginn

  • Merkblätter, Erklärungen für Eltern (z. B. Telefonnummer und Anschrift der Jugendherberge) umverteilen
  • ggf. Kontrollbesuch der Schüler beim Hausarzt anregen

1 Monat vor Fahrtbeginn

  • Regeln für Verhalten und Organisation festlegen
  • Erste-Hilfe-Kasten zusammenstellen
  • prüfen, ob Merkblätter und Erklärungen unterschrieben zurückgekommen sind
  • Kontrollanrufe bei Bus, Bahn, Jugendherberge

Zur Unterstützung Ihrer Planung bietet das DJH auf seiner Website Tabellen und Vordrucke an.

Erstattungen, Zuschüsse, Förderungen

Klassenfahrten sind wichtig für die Entwicklung heranwachsender Jugendlicher. Aber sie kosten Geld, das viele Familien nicht haben. Für Kinder von Hartz-IV-Empfängern übernimmt laut Sozialgesetzbuch II (§ 23 Absatz 3 Ziffer 3) daher die jeweils zuständige Arbeitsgemeinschaft der Arbeitsagentur und der Kommune (ARGE) die Kosten für mehrtägige Klassenfahrten.

Auch Kinder von Eltern, deren Einkommen über dem Hartz-IV-Satz liegen und die die Kosten für eine Klassenfahrt nicht selbst decken können, haben laut SGB theoretisch Anspruch auf Kostenerstattung. Dabei gilt: Es werden die tatsächliche Aufwendungen für Schulausflüge und mehrtägige Klassenfahrten im Rahmen der schulrechtlichen Bestimmungen (also bis zur 10. Klasse und nicht in der Oberstufe) übernommen.

In der Praxis ist das freilich Ermessenssache der jeweiligen ARGE und ihrer Mitarbeiter. Das läuft nicht immer unstrittig, doch erfreulicherweise hat das Bundessozialgericht in jüngster Vergangenheit mehrfach zu Gunsten von bedürftigen Familien geurteilt, wenn es um Zuschüsse ging.

Auch Landkreise gewähren Zuschüsse für Klassenfahrten – einfach mal beim Bürgerservice Ihres Landkreises nachfragen.

Ohne größere bürokratische Hürden indes sind Zuschüsse bei Berlin-Fahrten zu bekommen – so sie denn gewissen „staatspolitischen“ Bildungsansprüchen genügen. Der Bundesrat informiert darüber ausführlich auf seiner Websitewww.bundesrat.de.

Auch fördern einige Bundesländer Klassenfahrten zu KZ-Gedenkstätten. Prüfen Sie dies in den Landesrichtlinien oder fragen Sie im Zweifel bei Ihrer Landesschulbehörde nach.

Sind die Voraussetzungen für solche öffentlichen Gelder nicht gegeben, gibt es auch Möglichkeiten, sich individuell um Unterstützung zu kümmern. Unter Umständen weiß der örtliche Elternbeirat oder der Schul(förder)verein Rat oder verfügt sogar über eigene Zuschussmöglichkeiten oder Zugang zu Geldern. Bedürftige Eltern müssen auch dort einen Nachweis ihrer Voraussetzungen führen.

Zuschüsse von solchen Einrichtungen sind zwar oft nur gering. Aber wenn man auch die noch so kleinen Quellen nutzt, kann praktisch jede Familie ihrem Kind die Klassenfahrt ermöglichen.

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